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Por que as planilhas financeiras ficaram para trás?

Planilhas financeiras já foram muito úteis, mas ficaram para trás.

As planilhas financeiras solucionaram muitos problemas quando softwares, como o Excel, foram lançados, a partir de 1985. No entanto, de lá para cá, a tecnologia evoluiu de diversas maneiras. Apesar de o trabalho com dados, números e finanças em geral seja visto como algo mais estável, contadores, investidores e analistas estão se atualizando e adotando novas ferramentas que integram todas as informações, e que permitem um trabalho mais preciso e qualificado

O mundo do trabalho entrou em uma nova era de dados, o que torna inviável a perda de arquivos em pastas, assim como deixar de salvar alterações por não clicar no ícone de um disquete (millenials nem sabem o que é um disquete!) ou não poder compartilhar arquivo com mais de uma pessoa para trabalhar ao mesmo tempo, de modo colaborativo.

Diante disso, no post de hoje, vamos abordar outros motivos que demonstram o aspecto obsoleto de planilhas financeiras, acompanhe!

1. Planilhas financeiras isoladas não são à prova de erros

A atividade contábil é cada vez mais complexa e cheia de minúcias, seja por mudanças na legislação ou pelo alto nível de qualificação das empresas. Assim, ninguém quer (ou pode) entregar dados imprecisos. As planilhas financeiras isoladas não são à prova de erros, especialmente com os dados inseridos manualmente. Aliás, nem os dados gerados por computador, que as empresas baixam e carregam, estão isentos de erros.

Outro ponto que acontece de forma recorrente é a fusão de planilhas múltiplas em uma única. Isso pode descartar fórmulas automatizadas, tags de dados, entre outras funções. A probabilidade de erro aumenta ao adicionar planilhas que se ligam a dados em outras planilhas. Em suma, quanto maior a quantidade de informações ou mais complexos forem os dados, maior o risco de erros graves, que poderiam custar muito às empresas.

2. Ausência de aspectos colaborativos eficazes

É impossível que duas pessoas operem em uma planilha financeira isolada ao mesmo tempo. Ou seja, é necessário que uma esteja fazendo as mudanças enquanto a outra apenas observa, aguardando. Esse tipo de situação resulta em diferentes versões de um mesmo arquivo, salvos por membros distintos da equipe, além de perda de produtividade.

No fim, a unificação de todas as planilhas isoladas em uma acaba levando mais tempo do que o necessário. Normalmente, a planilha é criada por um gerenciador que controla o acesso. A prática de um único criador para o documento não se encaixa na maioria dos modelos atuais de negócios, com necessidades mais colaborativas.

3. Dificuldade para encontrar ou perda de dados

Dependendo de como uma empresa configura seu sistema de documentos, localizar o arquivo correto pode ser uma tarefa árdua. Não só isso: depois de abrir a planilha correta, encontrar a informação que deseja não é sempre fácil à primeira vista.

Você precisa se adaptar aos modelos de várias guias, tentar entender os rótulos e decidir se deseja classificar ou filtrar dados. O mundo financeiro precisa de eficiência, e ações assim não combinam mais com ele!

É preciso uma modelagem financeira que se valha de aspectos práticos para o funcionamento pleno dos negócios. Dessa forma, não podemos ficar presos na era das calculadoras e dos gráficos desenhados à mão. Agora, a análise de contabilidade e dados ultrapassou o que as planilhas financeiras isoladas podem oferecer.

Qual é a alternativa para as planilhas financeiras?

A solução é adotar sistemas que integrem todas essas informações financeiras. Afinal, a sua falta de gestão vai gerar muitas dores de cabeça e pode, no longo prazo, resultar na falência de sua empresa. Invista, portanto, em uma gestão financeira eficiente, que permita que diferentes colaboradores possam trabalhar em conjunto sem que haja conflitos nos dados. As planilhas financeiras individuais estão no passado, no tempo em que seus dados se perdiam em pastas e subpastas.

Saiba que se manter atualizado, inclusive nos aspectos que possam parecer intimamente ligados aos compromissos ancestrais de funcionamento, vai levar sua empresa adiante. Não deixe seu negócio parar no tempo. Os dados, números e finanças são de extrema importância, por isso, mesmo, inovações para lidar com eles surgem a todo momento.

E na sua empresa, ainda são utilizadas planilhas financeiras? Você já conhece a solução PagueVeloz? Deixe sua mensagem nos comentários ou entre em contato! Até a próxima.