Gestão financeira: 5 erros mais comuns que sua empresa deve evitar

Muitas empresas perdem dinheiro porque deixam de lado a preocupação com as finanças do negócio. Ou seja, não tem exatidão do quanto entra e do quanto sai do caixa e assim perdem oportunidades de investimentos e até correm risco de endividamento. 

Para evitar situações assim, previna-se! Conheça e evite os erros mais comuns na gestão financeira de uma empresa. Confira.

Erro 1 – Não usar conta bancária da empresa (Pessoa Jurídica)

Numa empresa de grande porte é um erro quase impossível de ocorrer. Mas entre os empreendedores de pequeno e médio porte usar a conta bancária pessoal e não uma da empresa é mais comum do que se pensa. E isso é duplamente ruim. 

Primeiro, porque não se deve misturar pessoal e jurídico. Como saber quanto tem no caixa da empresa para pagar tributos, por exemplo, se está tudo misturado na mesma conta que as paga despesas pessoais, compras do supermercado e abastecimento do carro? 

Isso atrapalha demais para quem busca organizar o caixa e projetar um fluxo para manter e expandir o negócio, além da possibilidade de vir a ser um problema contábil já que o controle de órgãos como a Receita Federal é cada vez mais rígido e poderá ser exigido o controle dos extratos com a movimentação bancária da empresa (e não a sua, pessoal). 

E segundo, se não tiver uma conta PJ, pode-se perder oportunidades porque em alguns negócios o pagamento só pode ser feito em contas com CNPJ. No caso de participação de licitações, por exemplo, ou prestar serviços para órgãos públicos. Ter nota fiscal da empresa não basta. A conta para depósito precisa ser obrigatoriamente Pessoa Jurídica. 

Erro 2 – Não ter um planejamento financeiro

Planejamento é palavra-chave no sucesso de muitos negócios. Na gestão financeira, não é diferente. Planejar as finanças é importante por diferentes motivos:

• Ajuda a visualizar onde a empresa está e onde pode chegar;
• Ajudar a definir quais devem ser as prioridades;
• Ajuda a estimar margens de vendas e de crescimento;
• Ajuda a prevenir desafios ao longo do ano (períodos de baixa que exigem maior controle e economia). 

Ou seja, não ter um planejamento, indicando o que fazer com as receitas da empresa ao longo do ano (entradas, saídas, pagamento de impostos, custos fixos, fluxo de caixa, capital de giro, compra de mercadorias, melhorias na infraestrutura, caixa de reserva, contratações, participação em feiras e eventos…), pode fazer o dinheiro “sumir” sem que o empreendedor se dê conta.

Erro 3 – Não trabalhar com um fluxo de caixa

O fluxo de caixa é fundamental para um controle financeiro e para a projeção sobre o que se pretende fazer com as receitas da empresa. Empresas com um setor administrativo-financeiro bem estruturado têm maiores chances de adotar e seguir a rotina. 

As que não têm, dependem do bom senso e da disciplina de seus empreendedores. Isso ajuda no controle básico do negócio, respondendo perguntas como:

• Quando e quanto os clientes efetuam o pagamento?
• Qual o faturamento diário, semanal e mensal?
• Qual o lucro mensal?
• Qual o saldo da conta (ou das contas) da empresa? 
• Quais as datas para pagamentos de tributos, pessoal e fornecedores?
• Quais as datas e valores dos custos fixos (aluguel, luz, telefone…)? 
• Quais os custos de produção e qual a rotina de aquisição?
• Qual a retirada mensal dos sócios?
• Quais os investimentos financeiros da empresa?

Perguntas como essas servem para que a empresa ou o empreendedor tenha noção mais clara das despesas e receitas da operação. Mostram quanto entra e quanto sai do caixa e assim saber o quanto é necessário para manter, mas também para projetar o crescimento do negócio. 

E o melhor é que isso não é feito na base do achismo ou do que é desejado. É projeto com base nas informações da realidade financeira da empresa. Dá para projetar inclusive margem para concessão de descontos, por exemplo, o que pode ser uma vantagem competitiva importante e resultar em aumento de vendas e receitas.

A rotina do fluxo de caixa pode ser feita com planilhas, como o Excel, ou com o auxílio de ferramentas automatizadas, especialmente para o controle de recebidos, o ponto de partida para uma gestão mais eficiente.

Erro 4 – Não ter controle gerencial

O modo como a empresa trata as finanças muitas vezes vêm acompanhado de uma falta de controle gerencial do negócio. Ou seja, a gestão de modo geral é bagunçada e não se trabalha com dados essenciais para o futuro do negócio. 

Por exemplo, no caso de negócios no varejo, como ter sucesso se não há um controle rígido de estoque? Como planejar as compras, sem saber o que se tem na empresa, o que está encalhado ou está tendo uma saída mais rápida?

Sem controle, pode-se gastar dinheiro do jeito errado. Gastar mais no que não vende, por exemplo. Ou comprar produtos sem observar validade e sazonalidade. 

A falta de controle gerencial pode implicar em problemas mais graves que afetam o caixa da empresa. Por exemplo, não efetuar pagamentos de produtos ou perder prazos e pagar com juros. Ou situações extremas como não conceder férias na data correta e isso faz a empresa desembolsar muito mais do que o necessário, caso houve um controle gerencial bem feito. 

Erro 5 – Risco de empréstimos desnecessários

Entre os erros mais comuns na gestão financeira da empresa também está a tomada de empréstimos que, no fim das contas, nem seriam necessários. Como assim? Se não há rotina financeira nem controle gerencial (estoque, vendas…) a empresa pode ficar sem caixa para pagar suas contas, por exemplo. E aí vai aos bancos buscar dinheiro para cobrir buracos. O mesmo ocorre se deseja investir e expandir e recorrer a empréstimos sem “olhar para dentro” e verificar se há receitas para dar o salto desejado. 

Situações assim podem se tornar uma bola de neve e colocar o próprio negócio em risco com o acúmulo de dívidas (pense nos juros) somada à falta de gestão financeira da empresa. Por isso, antes de pegar empréstimos, avalie as finanças, veja o que deixando de fazer e visualize as possibilidades de ter recursos próprios a partir da melhor organização do caixa.

Dica bônus de gestão financeira

Especialmente no caso dos negócios de pequeno e médio porte, o apoio de uma assessoria contábil pode fazer toda a diferença na gestão financeira da empresa. E isso pode até ajudar na lucratividade do negócio porque o apoio do contador pode ajudar em tarefas importantes “combatem” erros como os citados acima, mas também abre possibilidades para escolher a tributação mais adequada e definir o preço ideal de produtos e serviços. Sabia que você pode estar cobrando menos do que poderia cobrar?